Your Partner In Human Capital Technology

+62(21) 7918 4219

  • title

Cara Kerja "Nasi Kotak"

Suau hari dipojok sebuah kantor terdengar salah  seorang karyawan mengeluhkan kerjanya yang bertumpuk-tumpuk, dia merasa kelebihan beban kerja. "Haduhhh... gue harus mulai dari mana ini? Mana deadlinenya hari ini lagi" demikian dia bersungut2 sendiri.
Setelah diselidiki ternyata bukan beban kerjanya yang berlebihan namun cara kerjanya yang salah. Ruang kerjanya berantakan, semua dokumen tidak tersusun rapih pada tempatnya. printer di posisikan jauh dari kursinya sehingga dia harus berdiri dan melangkah setiap kali mencetak selembar kertas. dia juga selalu bingung mencari pulpen atau benda-benda lainnya. Belum lagi masalah arsip di komputernya yang kadangkala harus di cari dulu disimpan di folder yang mana. Sungguh tidak ergonomis dan tidak terorganisir dengan baik.

Dia juga malas menggunakan sistem komputerisasi (software) baru di kantornya dan memilih untuk diam-diam membuat laporan secara manual menggunakan MS excell. Dan jika ditegur atasannya, dia baru memasukkan data kedalam sistem komputerisasi baru tersebut. Sehingga tanpa disadarinya dia bekerja dua kali.  Jika saja dia tahu bahwa bekerja dengan alat bantu software ini akan mengurangi banyak sekali pemborosan waktu bagi dirinya dan juga bagi seluruh kantor. Yang dia butuhkan adalah manajemen perubahan, yaitu merubah dirinya sendiri untuk selalu memulai bekerja secara cerdas dan bukan bekerja menjadi pemadam kebakaran setiap waktu.

Dia juga harusnya melihat contoh sederhana, yaitu ibu-ibu yang membuat ratusan nasi kotak. Apa yang biasa mereka lakukan?? Pertama kali, mereka akan mempersiapkan semua bahan makanan yang akan dimasukkan kedalam kotak. Jika mereka membuat 100 kotak, maka mereka akan mempersiapkan terlebih dahulu minimal 100 buah, 100 mangkuk nasi, 100 lauk, 100 gelas air, 100 tissue, 100 sendok garpu. Barulah mereka akan merangkainya di dalam kotak, sehingga pekerjaan mereka akan lebih cepat selesai dibandingkan jika untuk membuat 1 kotak nasi mereka mencicil mengerjakannya dengan selalu memulai dari awal : membumbui lauk, menggoreng 1 potong lauk, memasak 1 mangkok nasi dan seterusnya. Membuat nasi kotak satu persatu dengan cara mencicil ini kok  Kedengarannya lucu kalau di terapkan dalam proses membuat nasi kotak. Tapi sebaliknya cara kerja mencicil itu terkesan biasa jika kita lakukan dalam mengerjakan pekerjaan rutin yang harus dilakukan berulang-ulang dengan pola yang sama.

Bagaimana jika kita dalam memproduksi 50 invoice dalam sehari menggunakan cara kerja seperti membuat nasi kotak bisa tidak? Harusnya bisa yaitu dengan mempersiapkan dahulu semua dokumen lampirannya sebanyak jumlah yang biasa digunakan per harinya dan menyimpannya dengan rapi pada tempatnya. Sehingga membuat invoice pun akan lebih cepat seperti layaknya menyiapkan nasi kotak. 
Demikian juga untuk pekerjaan rutin lainnya, berlatihlah untuk mengatur cara kerja yang lebih ekonomis, efisien dan penuh persiapan & perencanaan.

Cara kerja yang ergonomis adalah cara kerja yang dengan mengelompokkan pekerjaan rutin dalam satu alur tersendiri. Harusnya pekerjaan rutin ini dikerjaan secara kontinue tidak terputus tanpa interupsi.
Contoh, jika kita usaha kuliner seperti produksi kue misalnya?seharusnya bagian yang mencetak kue itu ya satu orang saja, yang bagian panggang 1 orang, bagian bungkus 1orang lagi. Jangan setiap orang melakukan hal yang sama untuk seluruh proses dari cetak hinga membungkusnya. Karena cara terakhir akan memakan waktu lebih lama. Cara pertama akan lebih cepat karena 1 orang yang berkonsentrasi penuh mengerjakan hal rutin berulang-ulang maka dari waktu ke waktu kecepatan kerja ya akan meningkat.

Ergonomis adalah sebuah ilmu yang dapat dipelajari untuk menata ruang kerja, dokumen dan semua peralatan kerja agar dapat meningkatkan efisiensi kerja kita. Lokasi dokumen, printer, kertas print, mesin fotokopi, telfon, komputer dan lainnya harus tertata sesuai dengan analisa peletakan yang tepat.
Di pabrik mobil milik sebuah perusahaan nasional ternama misalnya mereka sangat memperhatikan masalah ergonomis ini. Setiap lini produksi sudah dihitung dengan cermat untuk menghasilkan kapasitas produksi tertentu yang betul-betul presisi. Karena lokasi peralatan kerja yang tidak strategis akan menghabiskan waktu dan energi karyawan lebih banyak. 

Selain lokasi peralatan kerja, maka yang perlu ditata ulang juga adalah cara menyimpan dokumen baik hardcopy dan softcopy. Jika lokasi penyimpanan dokumen saja tidak tertata, ya gimana kita mau kerja lebih cepat, ya kan? 

Developed by JavaSign